Способы хранения электронных документов

Требования и правила хранения электронных документов

Сроки хранения электронных документов варьируются в зависимости от их типа. Так, например, бухгалтерская и налоговая документация должна сохраняться не менее пяти лет, что закреплено в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ и статье 23 Налогового кодекса.

В настоящее время отсутствует единый законодательный акт, который бы регламентировал процедуру хранения электронных документов. Однако при организации такого хранения можно руководствоваться рядом ключевых нормативных документов, среди которых — приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 и ФСБУ 27/2021.

Что касается первичных учётных документов и счетов-фактур, создаваемых или получаемых в электронном формате, то их необходимо сохранять в первоначальном виде. Это требование зафиксировано в ФСБУ 27/2021, а также в абзаце 6 письма Минфина от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202 и в письме Минфина от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259. При этом такие документы обязаны быть заверены электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Нет необходимости выводить их на бумажный носитель и хранить в распечатанном виде.

Способы хранения документов ЭДО

В соответствии с законодательством (пункт 1 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ) хозяйствующие субъекты обязаны обеспечивать хранение электронных документов. В связи с этим предприятиям необходимо заблаговременно продумать, каким образом они будут хранить подобную документацию.

Существует несколько подходов к организации хранения электронных документов. Можно создать электронный архив на физических носителях или воспользоваться системой хранения электронных документов (СХЭД), как указано в пункте 132 приказа Росархива от 31.07.2023 № 77.

Если срок хранения документов не превышает 10 лет, их необязательно передавать в архив — допустимо оставить в том подразделении организации, которое занималось их оформлением, например, в бухгалтерии. По истечении установленного срока такие документы подлежат уничтожению.

Однако на практике хранение электронных документов на флеш-накопителях или жёстких дисках может оказаться проблематичным: физические носители со временем устаревают и выходят из строя. Более удобным вариантом может стать использование облачных хранилищ или специализированных программ для электронного документооборота.

К примеру, облачное хранилище в сервисе «Диадок» обладает целым рядом преимуществ: объём хранилища не ограничен, поэтому пользователю не нужно заботиться о высвобождении места, а риск потери документов сведён к минимуму. Даже после завершения срока действия договора пользователь сможет получать доступ к своим данным в течение пяти лет, если не подаст заявление об их удалении. Взаимодействие с «Диадоком» осуществляется на основе лицензионного договора, который регламентирует условия хранения документов.

Правила хранения электронных документов

В соответствии с нормативным документом, изданным Росархивом (приказ № 77 от 31 июля 2023 года), организации и индивидуальные предприниматели обязаны придерживаться ряда требований при организации хранения электронных документов.

Условия, такие как:

Организовать хранение электронных документов.

Необходимо осуществлять мониторинг расположения и физического состояния электронных носителей информации, регулярно обновлять программное обеспечение до последних версий, выполнять конвертацию файлов в современные форматы и осуществлять их миграцию на актуальные носители.

Необходимо проводить систематический мониторинг функциональности и удобочитаемости электронных документов.

Документы, хранящиеся на физических носителях, подлежат ревизии с периодичностью не реже одного раза в пять лет. В случае повреждения носителей электронных документов руководитель организации принимает решение о переносе архивных данных на новые носители.

В системе хранения электронных документов (СХЭД) проверка архивов осуществляется в автоматическом режиме. Тем не менее каждый год сотрудник, который отвечает за ведение архива, проводит детальный анализ протоколов СХЭД. Это необходимо для того, чтобы исключить возможность несанкционированного доступа к электронным документам и их метаданным, а также предотвратить их несанкционированное изменение. Кроме того, работник осуществляет выборочную проверку того, насколько хорошо электронные документы поддаются воспроизведению.

Обеспечить совместное хранение электронных версий архивных документов и сопутствующих им метаданных.

Метаданные представляют собой особый вид файлов, хранящих информацию, которая описывает характеристики документа. В них могут быть зафиксированы такие данные, как дата создания документа, его уникальный номер, а также сведения о том, каким образом к нему можно получить доступ.

Необходимо применять электронную подпись, руководствуясь положениями Федерального закона № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года.

Необходимо создать регламент применения электронной подписи и провести обучающие мероприятия для персонала, чтобы сотрудники освоили работу с этим инструментом.

Обеспечить сохранение юридической силы документов в течение периодов хранения, которые определены соответствующими нормативами.

Для обеспечения юридической значимости документов можно применить два подхода: либо воспользоваться электронной подписью нового образца, включающей метку времени, либо для документов, заверенных стандартной квалифицированной электронной подписью (КЭП), получить подтверждение их действительности через запрос в удостоверяющий центр, который осуществил выдачу КЭП.

Разграничить права доступа к документам.

Следует провести классификацию документов с точки зрения их доступности: выделить те, которые будут находиться в открытом доступе, и те, доступ к которым будет ограничен. Кроме того, требуется создать и официально утвердить набор должностных инструкций для сотрудников, где детально будут расписаны их полномочия и обязательства, касающиеся работы с различными категориями документов.

Необходимо определить процедуру оформления и передачи документов.

В процессе поступления электронных документов в СХЭД осуществляется их комплексная автоматизированная верификация. Система тщательно анализирует комплектность файлов, входящих в состав каждого документа, а также проверяет наличие и корректность сопутствующих метаданных.

В случае выявления определённых несоответствий приём документов блокируется. К числу оснований для отказа относятся: дефицит метаданных, расхождения между сведениями, содержащимися в самом документе и его метаданных, проблемы с воспроизведением файлов, а также обнаружение вредоносного программного обеспечения.

Сформулировать регламент применения электронных документов, хранящихся в архиве.

Необходимо создать ряд локальных нормативных документов, в которых детально будут изложены процедуры работы с электронными документами: их копирование, хранение и утилизация. Также следует определить и официально назначить сотрудников, которые будут нести ответственность за соблюдение данных правил.

Основные требования к хранению электронной документации:

• Для хранения электронных документов можно использовать либо физические носители, либо систему хранения электронных документов (СХЭД), которая реализует функционал, указанный в пункте 137 приказа Росархива.
• Организация или индивидуальный предприниматель обязаны обеспечить наличие необходимого оборудования и программного обеспечения, позволяющих осуществлять чтение и копирование электронных документов. Также важно регулярно контролировать состояние носителей информации, обеспечивать сохранность файлов электронных подписей и поддерживать работоспособность программного обеспечения, необходимого для работы с ними.
• Чтобы минимизировать риски утраты данных, предотвратить несанкционированный доступ к информации и исключить возможность её искажения, организации и предприниматели должны внедрять и поддерживать комплекс мер по обеспечению безопасности хранения электронных документов.
• Процедура передачи электронных архивных документов между территориальными подразделениями организации должна быть детально описана в локальных нормативных документах компании.

При модернизации программного обеспечения или технического оснащения в организации необходимо обеспечить миграцию электронных архивных документов на современные носители. Это позволит минимизировать риски утраты данных и сохранить их целостность.

Кроме того, следует неукоснительно соблюдать регламент по контролю состояния электронных документов. Согласно пункту 153 приказа Росархива № 77 от 31 июля 2023 года, проверка работоспособности и читаемости документов, размещённых на физических носителях, должна осуществляться с периодичностью не реже одного раза в пять лет.

В случае выявления повреждений физических носителей в ходе инспекционной проверки руководство организации (в соответствии с пунктом 154 упомянутого приказа) принимает решение о необходимости перезаписи архивных материалов на альтернативные носители.

Не менее важным аспектом является регулярный аудит электронных документов на предмет наличия вредоносного программного обеспечения. Если в процессе такой проверки будет обнаружено ПО, представляющее угрозу, ответственный сотрудник или работник архива обязан, получив одобрение руководства, восстановить документ из резервной копии и переместить файл в специально предусмотренное место. Там документ подвергнется дальнейшему анализу и обработке.

Специфика хранения электронных документов

При организации архивного хранения электронных документов необходимо обеспечивать их неразрывную связь с сопутствующими метаданными. Под метаданными понимаются специальные файлы, аккумулирующие ключевую информацию о документе — такие как дата создания, уникальный номер и данные о доступных способах доступа к файлу (согласно пункту 137 приказа Росархива № 77 от 31 июля 2023 года).

Передача документов в архив осуществляется двумя способами: посредством защищённых каналов связи в рамках информационно-телекоммуникационных сетей либо с использованием физически обособленных носителей информации.

В случае использования внешних носителей (например, флеш-накопителей или жёстких дисков) для передачи электронных документов на архивное хранение, такие документы интегрируются в систему хранения электронных документов (СХЭД).

Хранение на отдельных носителях разрешено если:

Отсутствует необходимость обеспечивать юридическую силу электронных документов.

Нет потребности в последующем подтверждении актуальности документа на дату его подписания.

Некоторые документы доступны исключительно для узкого круга лиц.

В них содержится информация, обращение с которой строго регламентировано — её использование и передача третьим лицам запрещены.

Не представляется возможным осуществить хранение в СХЭД.

К примеру, это может быть обусловлено тем, что у организации отсутствуют необходимые технические ресурсы для реализации такого способа хранения данных.

В процессе приёма электронных документов на хранение работник архива или уполномоченный специалист осуществляет выборочную верификацию не менее одного процента материалов на предмет их воспроизводимости. Суть проверки заключается в том, чтобы убедиться: при воспроизведении документов не происходит утраты качества и содержащейся в них информации. Для проведения такой проверки допустимо использовать как ручной метод, так и автоматизированный — с применением специализированной технической системы.

Если электронные документы передаются в архив на отдельных физических носителях, то проверка их состояния также является обязательной процедурой. При осуществлении переноса и преобразования электронных архивных материалов крайне важно обеспечить сохранение их аутентичности, надёжности, целостности, а также гарантировать, что информация, заключённая в них, останется пригодной для дальнейшего использования.

Продолжительность периода, в течение которого необходимо сохранять электронные документы

Срок хранения электронных документов идентичен сроку хранения их бумажных аналогов. В соответствии с приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года определены периоды хранения для разнообразных категорий документов: некоторые из них требуется хранить в течение определённого временного промежутка, начиная от одного года, в то время как другие необходимо сохранять на постоянной основе.

Важно отметить, что срок хранения документов в архивных фондах исчисляется не с момента их создания, а начинается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства по данному документу. Это положение закреплено в пункте 2 статьи 21.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.

По истечении установленного периода временного хранения (до 10 лет) бухгалтерских и налоговых электронных документов они подлежат ликвидации. Процедура уничтожения регламентируется пунктами 23, 26–28 приказа Росархива № 77 от 31 июля 2023 года и может быть реализована как посредством физического удаления, так и с использованием программно-технических средств. Уничтожение документов обязательно документируется — составляется специальный акт, подтверждающий ликвидацию документов, срок хранения которых истёк.

В системе электронного документооборота следует сохранять ряд ключевых данных даже после уничтожения документов: индексы и заголовки электронных дел, порядковые номера документов в описи, а также дату и регистрационный номер акта, который послужил основанием для их ликвидации.

Плюсы от хранения документов в облаке

Для гарантирования целостности и сохранности электронных документов, а также для соблюдения регламентов их хранения, многие компании выбирают облачные решения, предоставляемые операторами электронного документооборота. Например, в сервисе Диадок пользователи получают доступ к неограниченному цифровому хранилищу. Это позволяет избежать необходимости удалять файлы, защищает их от вирусных атак и исключает риск потери данных. Примечательно, что даже после истечения срока действия договора с Диадоком компания продолжит хранить ваши документы в течение пяти лет — при условии, что вы не направите запрос на удаление файлов в этот период.

Преимущества облачных хранилищ:

Быстрый доступ к важным документам.

В системе Диадок предусмотрена удобная система поиска документов: можно воспользоваться поисковой строкой, пометить документы тегами или применить фильтры.
Удобство работы с документами.

Удобство работы с документами.

Преимущество облачных сервисов заключается в том, что они предоставляют широкие возможности для работы с документами: их можно редактировать, оставлять комментарии и без труда передавать другим пользователям. При этом доступ к документам возможен с любого устройства, подключённого к интернету.

Автоматическое резервное копирование.

Одно из ключевых достоинств облачного хранилища — автоматическая синхронизация данных. Даже если возникнут непредвиденные сложности, ваши документы останутся в сохранности.

Безопасность данных.

Безопасность данных в облачных сервисах обеспечивается за счёт применения современных методов шифрования.

Экономия пространства на устройствах пользователя.

Используя облачный сервис, пользователи могут оптимизировать пространство на своих устройствах и не беспокоиться о потере данных из-за переполнения памяти.

Резюмируя главное о хранении электронных документов

На компании лежит обязанность обеспечивать сохранность электронных документов.

Для передачи электронных документов на архивное хранение используются защищённые каналы связи либо физически изолированные носители. Если документы размещаются на материальных носителях, они интегрируются в общую систему электронного документооборота.

Необходимо периодически осуществлять мониторинг архивных электронных документов на предмет выявления вредоносного программного обеспечения. Проверка их функциональности и возможности прочтения должна проводиться с периодичностью не реже одного раза в пять лет.

Продолжительность срока хранения документов устанавливается в соответствии с действующими нормативно-правовыми документами.

В случае нарушения правил хранения электронных документов предприятие может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа.