Обязательный ЭДО: кто и в каких случаях должен его использовать

Кто обязан перейти на ЭДО

В данном материале мы затрагиваем тему электронного документооборота, который осуществляется между партнёрами посредством сервисов операторов ЭДО, например, таких как «Контур.Диадок». В настоящее время использование ЭДО не является строго регламентированным — каждая организация вправе самостоятельно принимать решение о его внедрении. Однако тенденции показывают, что перечень отраслей, где применение электронного документооборота становится обязательным, постепенно расширяется.

Так, уже с 2025 года использование ЭДО станет непременным условием при работе с прослеживаемыми и маркированными товарами. А начиная с 2026 года электронный документооборот станет обязательным для всех участников рынка грузоперевозок.

Далее мы более детально разберём особенности применения ЭДО в указанных сферах.

ЭДО в маркировке

В системе «Честный знак» необходимо регистрировать данные о товарах, на которые нанесены идентификационные метки. Механизм подачи таких данных регламентируется правилами, разработанными для конкретных категорий товаров. В частности, этот вопрос освещён в пункте 11.1 постановления Правительства № 515 от 26 апреля 2019 года.

Правительства устанавливают, что информация об операциях с маркированными товарами, связанных с переходом права собственности, должна передаваться посредством электронных универсальных передаточных документов (УПД) через сервис электронного документооборота (ЭДО). К примеру, в отношении продукции лёгкой промышленности это закреплено в пунктах 15 и 59 постановления Правительства № 1956 от 31 декабря 2019 года.

Важно отметить, что требование использовать ЭДО для передачи данных вступает в силу позднее начала процесса маркировки для определённого вида товаров. Это даёт участникам рынка достаточное время для того, чтобы адаптироваться и внедрить систему электронного документооборота.

Перечень товаров, подлежащих маркировке, зафиксирован в распоряжении Правительства № 792р от 28 апреля 2018 года. Данный перечень не является статичным — он регулярно расширяется. Поэтому даже если какого-то товара сейчас в списке нет, это не исключает возможности его включения в него в обозримом будущем.

На веб-сайте системы «Честный знак» можно найти не только сведения о товарах, которые уже подлежат маркировке, но и информацию о пилотных проектах. Если компания или индивидуальный предприниматель работает с товаром, который ещё не обязан иметь маркировку, но участвует в пилотном проекте, можно ознакомиться с графиком внедрения и заранее спланировать переход на ЭДО.

Для уточнения, подлежит ли товар обязательной маркировке, можно воспользоваться кодами ТН ВЭД или ОКПД2.

ЭДО в прослеживаемости

В случае работы с прослеживаемыми товарами использование электронного документооборота (ЭДО) является обязательным требованием. Для оформления сделок с такими товарами необходимо применять электронные счета-фактуры, содержащие все необходимые сведения о товарах.

Однако существуют ситуации, когда допускается оформление отгрузки прослеживаемых товаров в бумажном виде. Эти исключения определены в законодательстве (пункт 1.1 статьи 169 Налогового кодекса, абзацы 2–5 подпункта «г» пункта 13 постановления Правительства № 1108 от 1 июля 2021 года) и включают следующие случаи:

• реализация прослеживаемых товаров самозанятым лицам и физическим лицам, если покупка не связана с предпринимательской деятельностью;
• осуществление экспортных или реэкспортных операций;
• продажа товаров с территории Российской Федерации на территорию государств — членов Евразийского экономического союза (ЕАЭС), к которым относятся Армения, Беларусь, Казахстан и Киргизия.

Список товаров, подлежащих прослеживаемости, закреплён в постановлении Правительства № 1110 от 1 июля 2021 года.

ЭДО в логистике

Согласно Федеральному закону № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года, начиная с 1 сентября 2026 года оформление документации, касающейся грузоперевозок, в большинстве случаев будет осуществляться исключительно в электронной форме.

Министерство транспорта намерено составить список ситуаций, в которых допускается сохранение использования бумажных транспортных накладных и иных документов, сопровождающих грузы.

Следовательно, уже в 2026 году электронный документооборот станет неотъемлемым элементом работы практически для всех участников рынка грузоперевозок — как для отправителей, так и для перевозчиков.

В каких случаях необходимо использовать электронный документооборот

Применение электронного документооборота (ЭДО) является обязательным требованием при работе с товарами, подлежащими маркировке. Это обусловлено необходимостью передачи данных о таких товарах в систему «Честный знак». Перечень товаров, требующих маркировки, закреплён в распоряжении Правительства Российской Федерации от 28 апреля 2018 года № 792р.

Кроме того, ЭДО обязателен при осуществлении сделок с прослеживаемыми товарами. Список таких товаров определён постановлением Правительства РФ от 1 июля 2021 года № 1110. Однако есть ряд исключений, когда допускается оформление сделок с прослеживаемыми товарами в бумажном виде: это продажи физическим лицам, самозанятым, а также экспортные операции.

Ещё одно важное изменение ждёт сферу грузоперевозок: с 1 сентября 2026 года большинство грузоотправителей и грузоперевозчиков будут обязаны перейти на электронный документооборот.