Плюсы и минусы электронного документооборота

Достоинства системы электронного документооборота

В настоящее время значительное число компаний интегрировало в свою работу электронный документооборот (ЭДО). Принятие такого решения продиктовано не столько погоней за модными технологическими трендами, сколько практическими преимуществами, которые предоставляет ЭДО.

Обеспечение надёжности при пересылке документации

Есть предприятия, которые убеждены в превосходстве бумажных документов, полагая, что они более надёжны и удобны для контроля. Однако у такого подхода есть существенные недостатки: документы могут быть утрачены, испорчены, уничтожены или фальсифицированы.

Диадок предлагает более безопасное решение — хранение электронных документов на защищённых удалённых серверах. Вот его преимущества:

• передача данных осуществляется по зашифрованному каналу, а хранение обеспечивается на защищённых серверах — это гарантирует невозможность несанкционированного доступа, подделки или перехвата информации;
• даже в случае технических сбоев сохранность данных не подвергается угрозе — система предусматривает их автоматическое дублирование, а восстановление информации из резервных копий возможно в любой момент.

Кроме того, обмен электронными документами через оператора ЭДО является надёжным способом взаимодействия, поскольку деятельность операторов подлежит аккредитации Федеральной налоговой службой. Получить статус оператора может лишь компания, которая в полной мере соответствует критериям, закреплённым в приказе ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@.

Оптимизация документооборота и минимизация числа ошибок в документах

Перед тем как документ будет отправлен, сервис электронного документооборота (ЭДО) проводит его автоматическую верификацию на предмет соответствия форматам, утверждённым Федеральной налоговой службой.

К примеру, в случае с формализованными документами система Диадок осуществляет проверку на соответствие актуальному формату и XSD-схеме. Если пользователь загружает готовый файл через веб-интерфейс, сервис выявит недочёты — например, если какие-то из обязательных полей остались незаполненными. В ситуации, когда документ не отвечает требованиям XSD-схемы, он будет классифицирован как неформализованный.

Одно из ключевых достоинств ЭДО заключается в том, что каждый документ можно отследить на всех этапах его жизненного цикла. Можно узнать, был ли документ отправлен, получен, подписан или отклонён контрагентом. Статусы документов обновляются мгновенно, что позволяет существенно ускорить процесс согласования, гарантировать выполнение договорных обязательств и избежать задержек в бизнес-процессах.

Так, в Диадоке для каждого документа доступны такие статусы, как «Аннулирован», «Требуется подпись», «Подписан/Подписан контрагентом», «Ожидается уточнение». Все операции с документами регистрируются в системе автоматически, что обеспечивает высокий уровень прозрачности и контроля на каждом шаге работы с документацией.

Соблюдение норм действующего законодательства

В определённых ситуациях законодательство предписывает бизнесу применять электронный документооборот (ЭДО). Например, это необходимо при работе с товарами, которые подлежат маркировке и прослеживаемости. Данные требования зафиксированы в ряде нормативных документов.

Так, необходимость использования ЭДО в случае работы с прослеживаемыми товарами зафиксирована в пункте 1.1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации. Основные принципы прослеживаемости определены в постановлении Правительства РФ от 1 июля 2021 года № 1108.

Список товаров, которые необходимо маркировать, установлен распоряжением Правительства РФ от 28 апреля 2018 года № 792-р. Правила передачи данных через ЭДО в систему «Честный знак» для маркируемых товарных групп описаны в пункте 11.1 постановления Правительства РФ № 515 от 26 апреля 2019 года.

Если активировать бесплатную опцию в Диадоке, система автоматически будет передавать информацию о маркируемых товарах в «Честный знак».

Интеграция с популярными системами учета

Система электронного документооборота демонстрирует высокую степень совместимости с уже внедрёнными учётными сервисами, не требуя при этом кардинальной перестройки существующих бизнес-процессов.

Сотрудники, в свою очередь, получают ощутимый комфорт в работе: бухгалтеру больше не придётся тратить время на переключение между различными программами или заниматься ручным переносом данных — достаточно лишь подписать или отправить документ. Все необходимые сведения из системы электронного документооборота автоматически интегрируются в знакомый интерфейс учётной системы.

Например, в сервисе Диадок реализованы интеграции:

Решение для SAP

Для бесшовной интеграции SAP и Диадок.

Модуль для 1С

Интеграция с типовой конфигурацией 1С. В случае нетиповых решений возможны дополнительные индивидуальные доработки.

Диадок.Коннектор

Интеграционный модуль для синхронизации данных между информационной системой клиента и Диадоком.

API Диадока

Для любых нестандартных учетных систем, у которых нет типового решения или оно не соответствует требованиям компании.

Возможность интеграции с традиционными бумажными документами и взаимодействия с внешними операторами посредством роуминговых сервисов

Ряд компаний с осторожностью относятся к внедрению электронного документооборота, поскольку не все их партнёры готовы перейти на ЭДО или работают с другими операторами.

Если партнёры не готовы к электронному документообороту, то не стоит волноваться: действующее законодательство даёт возможность комбинировать форматы в рамках одной сделки. Так, можно часть документов оформить в электронном виде, а часть — в традиционном бумажном.

Когда же речь идёт о работе с операторами ЭДО, у которых отличаются платформы, на помощь приходит роуминг. Благодаря этой технологии обмен документами между различными операторами становится простым и удобным: участники взаимодействия продолжают пользоваться привычными системами, а отправка и получение документов осуществляются в стандартном режиме.

Существующие недостатки ЭДО

Ряд организаций отказывается от внедрения электронного документооборота, усматривая в нём определённые изъяны. Давайте проанализируем распространённые ошибочные представления об ЭДО.

Вероятные сложности с настройкой

Эффективная работа с электронными документами немыслима без доступа к интернету и электроэнергии. Сбои в электроснабжении и неполадки с интернет-соединением могут серьёзно осложнить процесс электронного документооборота.

К счастью, в большинстве населённых пунктов Российской Федерации есть возможность воспользоваться как проводным, так и мобильным интернетом с высокой скоростью передачи данных. Чтобы минимизировать риски простоя в работе, можно принять ряд несложных мер: оснастить компьютеры и серверы источниками бесперебойного питания (ИБП), а также организовать резервные каналы связи — например, использовать модемы или подключить дополнительного интернет-провайдера.

Расходы при интеграции

Внедрение электронного документооборота предполагает определённые начальные вложения — необходимо оплатить лицензии, настроить систему и провести обучающие мероприятия для сотрудников. Тем не менее такие затраты весьма скоро компенсируются благодаря существенному снижению расходов, связанных с печатью, хранением, транспортировкой и обработкой бумажных документов.

Компания «Диадок» заботится о том, чтобы новые клиенты смогли в полной мере оценить преимущества своего сервиса. В течение первых 30 дней пользователям предоставляется возможность отправить 25 документов, причём получение входящих документов осуществляется без взимания платы. Кроме того, при потребности можно оформить сертификат квалифицированной электронной подписи в нашем Удостоверяющем Центре.

Кратко о выгодах и минусах ЭДО

Одним из ключевых преимуществ внедрения электронного документооборота (ЭДО) в бизнес-процессы является комплекс преимуществ, которые могут существенно преобразить работу компании. Среди них — сокращение расходов, обусловленное отказом от использования бумажных носителей, услуг печати и логистики для транспортировки документов. Кроме того, ЭДО позволяет значительно ускорить обмен документами, улучшить показатели оборачиваемости активов, обеспечить высокий уровень защиты данных и соответствовать современным правовым нормам. Также система открывает новые перспективы для развития и расширения бизнеса.

Практика показывает, что преимущества перехода на электронный документооборот перевешивают сложности, связанные с его внедрением. При правильном подходе ЭДО превращается в мощный инструмент, который помогает оптимизировать рабочие процессы, минимизировать риски, расширить масштабы деятельности и укрепить позиции компании на рынке.